K pověření třetí osoby při rozhodování společníků mimo valnou hromadu

Nejvyšší soud vyjasnil, že zajištěním jednotlivých faktických úkonů při rozhodování společníků mimo valnou hromadu (per rollam) může jednatel pověřit třetí osobu. Tato třetí osoba může jako zmocněnec nechat vyhotovit rovněž notářské zápisy o návrhu rozhodnutí per rollam a o výsledku rozhodování, pokud jsou v daném případě potřeba.

Rozhodování per rollam je jedním ze způsobů rozhodování společníků ve společnosti bez nutnosti jejich osobní přítomnosti na zasedání valné hromady

Lze jej využít ve společnostech s ručením omezeným, pokud to jejich společenská smlouva nevylučuje, a v akciových společnostech, připouští-li to jejich stanovy. Tento institut se v poslední době v obchodních společnostech stává čím dál více populární, zejména protože nevyžaduje současnou přítomnost společníků na valné hromadě. Rozhodování per rollam není právní novinkou, nicméně poměrně stručná úprava v zákoně o obchodních korporacích (§175 a násl. pro společnost s ručením omezeným a §418 a násl. pro akciovou společnost) nechává prostor pro výklad dílčích otázek. Mezi společníky a společností tak mohou vznikat spory ohledně způsobu a podmínek využití tohoto institutu.

Nejvyšší soud se v usnesení č.j. 27 Cdo 1766/2023-221 ze dne 20. 12. 2023 zabýval jedním takovým sporem, který se týkal rozhodnutí per rollam přijatého ve společnosti s ručením omezeným. Rozhodnutí bylo přijato v době probíhající pandemie covid-19, kdy jednatel dlouhodobě žijící v USA pověřil zmocněnce v České republice, aby za něj provedl všechny kroky nezbytné k přijetí rozhodnutí per rollam včetně vyhotovení notářského zápisu o návrhu rozhodnutí (dle § 80gc notářského řádu), rozeslání návrhu společníkům, vyhotovení notářského zápisu o rozhodování per rollam (dle § 80gd notářského řádu) a rozeslání oznámení o přijetí rozhodnutí společníkům. K tomu dal jednatel zmocněnci plnou moc a dále mu udělil písemnou instrukci obsahující přesné znění rozhodnutí, které mělo být společníkům předloženo.

Jeden ze společníků se následně domáhal vyslovení neplatnosti rozhodnutí, a to mimo jiné z důvodu, že návrh rozhodnutí byl vyhotoven a předložen společníkům zmocněncem na základě plné moci, tj. osobou odlišnou od jednatele společnosti.

Soudy prvního i druhého stupně návrh společníka zamítly s odůvodněním, že jednatel společnosti delegoval na zmocněnce pouze otázky administrativního charakteru, nikoli oprávnění rozhodnout o tom, jaké návrhy mají být společníkům předloženy. Proti usnesení odvolacího soudu podal společník dovolání, které Nejvyšší soud výše citovaným usnesením zamítl.

Nejvyšší soud vycházel z ustálené judikatury ke svolání valné hromady společnosti s ručením omezeným

Podle této judikatury rozhodnutí o svolání valné hromady spadá do působnosti jednatele, který jej musí učinit osobně a nemůže výkon této činnosti přenést na třetí osobu (s výjimkou zmocnění mezi jednateli tvořícími kolektivní orgán), nic ale nebrání tomu, aby jednatel pověřil třetí osobu realizací tohoto rozhodnutí, např. rozesláním pozvánky společníkům, zajištěním a organizací zasedání valné hromady apod. Nejvyšší soud uvedené závěry analogicky aplikoval na rozhodování per rollam a uzavřel, že lze připustit, aby jednatel třetí osobu pověřil k jednotlivým faktickým úkonům, jimiž je jeho rozhodnutí o rozhodování per rollam – v souladu s k tomu udělenými pokyny – realizováno.

Takovými úkony může být např. zajištění vyhotovení návrhu rozhodnutí formou notářského zápisu, rozeslání návrhu rozhodnutí společníkům, vyrozumění společníků o rozhodnutí a výsledku hlasování. Nejvyšší soud odmítl i námitku navrhovatele, podle které bylo na zmocněnce delegováno výhradní oprávnění jednatele určit, kdy bude návrh rozhodnutí per rollam společníkům odeslán, a určit lhůtu k jejich vyjádření k návrhu. Nejvyšší soud k tomu uvedl, že lhůta pro vyjádření společníků je dána přímo zákonem nebo společenskou smlouvou, a k delegaci výkonu práv jednatele tak dojít nemohlo.

Tyto závěry Nejvyššího soudu lze jednoznačně považovat za přínosné, a to i z důvodu rozporných názorů na uvedenou problematiku v odborné literatuře

Z rozhodnutí Nejvyššího soudu vyplývá, že statutární orgány mohou svou činnost omezit na stanovení, o čem mají společníci rozhodovat a že mají rozhodovat způsobem per rollam. Provedením všech souvisejících administrativních kroků potom mohou pověřit třetí osoby, a to i v případě, že daný typ rozhodnutí vyžaduje pořízení notářských zápisů.

Takový postup snižuje administrativní zátěž statutárních orgánů a je praktický zejména v případech, jako byl ten posuzovaný, kdy se jednatel nacházel v zahraničí a nemohl se osobně dostavit k vyhotovení notářského zápisu. Lze doporučit, aby statutární orgán třetí osobu pověřil vždy písemně a v pověření uvedl i přesné znění rozhodnutí, které má být společníkům předloženo, tak aby společnost v případě soudního sporu byla schopna prokázat, že rozhodnutí o využití postupu per rollam a obsahu rozhodnutí předkládaného společníkům statutární orgán učinil osobně.